Vytýkací dopis – vzor, neomluvená absence

11 minut čtení

Vytýkací dopis je formální dokument, jedná se o formu komunikace na pracovišti, která shrnuje určitou formu disciplinárního opatření. Určitě žádný zaměstnanec si nepřeje tento dopis dostat, není to žádná legrace a zavání to problémem. Jak vytýkací dopis vypadá a lze se proti němu nějak bránit?

Zaměstnanci vytýkací dopis dostávají, když se u nich projeví nepříznivé návyky nebo činnosti na pracovišti, které tam nemají co dělat. Vytýkací dopis používají zaměstnavatelé, vedoucí týmů a nadřízení manažeři jako disciplinární opatření.

Vytýkací dopis

Jedná se o varovný dopis, který sděluje zaměstnanci, že musí změnit některý aspekt svého pracovního chování, tj. může se týkat čehokoliv od výkonu zaměstnance až po jeho etiku týmové práce, nekázeň, pozdní příchody a mnoho dalšího.

Hlavním cílem písemného vytýkacího dopisu je upozornit oficiálně zaměstnance na jeho nevhodné chování a navrhnout nápravná opatření a zabránit tak dalšímu nežádoucímu chování. Zaznamenává také snahu dané osoby tak učinit.

U vytýkacího dopisu nezáleží, jestli se jedná o zaměstnance na plný úvazek, zkrácený úvazek, nebo dohodu.

Kdy může zaměstnavatel dát vytýkací dopis

Zákoník práce přesně říká, kdy je dokonce nutné, aby zaměstnavatel dal svému zaměstnanci vytýkací dopis a může následovat výpověď.

§ 52 odstavec f): Nesplňuje-li zaměstnanec předpoklady stanovené právními předpisy pro výkon sjednané práce nebo nesplňuje-li bez zavinění zaměstnavatele požadavky pro řádný výkon této práce; spočívá-li nesplňování těchto požadavků v neuspokojivých pracovních výsledcích, je možné zaměstnanci z tohoto důvodu dát výpověď, jen jestliže byl zaměstnavatelem v době posledních 12 měsíců písemně vyzván k jejich odstranění a zaměstnanec je v přiměřené době neodstranil.

§ 52 odstavec g): Jsou-li u zaměstnance dány důvody, pro které by s ním zaměstnavatel mohl okamžitě zrušit pracovní poměr, nebo pro závažné porušení povinnosti vyplývající z právních předpisů vztahujících se k zaměstnancem vykonávané práci; pro soustavné méně závažné porušování povinnosti vyplývající z právních předpisů vztahujících se k vykonávané práci je možné dát zaměstnanci výpověď, jestliže byl v době posledních 6 měsíců v souvislosti s porušením povinnosti vyplývající z právních předpisů vztahujících se k vykonávané práci písemně upozorněn na možnost výpovědi.

Jednoduše řečeno se dá vytýkací dopis použít pro případy, kdy zaměstnanec chodí pozdě či odchází brzy ze svého pracoviště, dlouhá neomluvená nepřítomnost v zaměstnání, nevhodné chování zaměstnance, nesprávné používání svěřeného zařízení a nedodržení pracovních postupů a norem. Často je používán pro zaměstnance, kteří nepřijdou do práce bez omluvy, tj. vytýkací dopis neomluvená absence.

Ve větších firmách oddělení lidských zdrojů zašle formální dopis, ve kterém zaměstnance informuje o tom, že tento zaměstnanec jedná v rozporu s firemním kodexem. Personální oddělení pak rozhodne o následujících opatřeních. U menších firem vytýkací dopis předává přímo nadřízený, případně majitel firmy.

Jak napsat vytýkací dopis

Jedná se o formální dopis, a proto je nutné, aby splňoval jisté náležitosti. Ovšem dle zákoníku práce není přesná forma vytýkacího dopisu stanovená. Vytýkací dopisy mají zásadní význam pro sdělování obav a podněcování rychlých změn u členů týmu.

Než začne vedoucí psát vytýkací dopis, musí se nejprve zamyslet nad cílem a důležitostí takového opatření. Přátelská diskuse nebo neformální e-mail by měly proběhnout před jakýmkoli formálním jednáním, pokud není jednání zaměstnance velmi závažné. Domluvit se přátelsky je většinou lepší a příjemnější variantou pro obě strany.

Při případným rozhovorem se zaměstnancem je nutné brát v úvahu i jeho dosavadní záznamy, pokud v minulosti došlo k podobným situacím naznačující přetrvávající nevhodné chování nebo přetrvávající problém s výkonem. Může se také stát, že se zaměstnancem doteď nebyly žádné problémy a mohou ho trápit osobní komplikace, které se promítají i do pracovního života.

Ve většině případů je vhodné odložit vydání varovného dopisu až na dobu, kdy dojde i k druhému incidentu – tím se projeví úcta k samotnému zaměstnanci. I v případě, že daný problém se zaměstnancem se řeší neformálně, je dobré vést si záznamy o vzájemných interakcích. Zaměstnavatel se tím svým způsobem kryje.

Dokumentace za sebou zanechává papírovou stopu a napomáhá objektivitě – obě věci jsou zásadní, pokud jde o přijetí dalších opatření.

Do vytýkacího dopisu je nutné napsat, čeho přesně se týká, informace o zaměstnanci a informace o zaměstnavateli. Chybět nesmí ani datum a podpis. Je dobré rovnou napsat, jaký bude další postup. Jaké následky může mít pokračování v tomto chování apod. Přimět někoho k podpisu vytýkacího dopisu může být někdy náročné. Podepsání dopisu obou stran je bezesporným důkazem, že byl dopis předán či doručen.

Vytýkací dopis vzor

Ačkoli se kontext vytýkacího dopisu může lišit – zde je vzorový vytýkací dopis, který se dá použít.

Vyřizování vytýkacích dopisů nebo ústních výtek je stresující a nejedná se zpravidla o žádnou příjemnou situaci. Zaměstnanec má samozřejmě možnost se výtce bránit.

Jak napsat odpověď na vytýkací dopis?

Pokud zaměstnanec obdržel vytýkací dopis, může na něj reagovat. Je dobré dodržet několik zásad a nepouštět se do citových výlevů. I když vytýkací dopis dost často naštve, zamrzí a celkově z něj má zaměstnanec smíšené či dokonce zcela negativní pocity, je dobré je držet na uzdě. Však není nutné odepsat na dopis hned a je možné si v klidu situaci promyslet, zachovat chladnou hlavu a odpovědět věcně, formálně a zcela bez emocí.

V dopise, kterým chce zaměstnanec svému zaměstnavateli odpovědět na vytýkací dopis, který obdržel a to třeba zcela neprávem, je dobré začít opět s pozdravem a potvrzením dopisu. Může pokračovat námitka vůči danému incidentu či situace, kterou může v dopise neútočným tónem vysvětlit. Dobré je dopis zakončit navržením pracovní schůzky, kde může být celá situace osobně řešená.

Vzor dopisu zaměstnance

Stejně jako u výtky – tedy vytýkacího dopisu není ani u reakce na něj ze zákona určená přesná forma. Důležité je ho psát bez útočného podtónu, věcně a nechat si potvrdit jeho přijetí zaměstnavatelem.

[jméno odesílatele]

[adresa]

[Datum dopisu]

[Jméno příjemce]

[Adresa]

[Stát, PSČ]

[Předmět: shrnutí záměru dopisu]

Vážený [jméno/příjmení],

jsem zklamán, že se tato situace vymkla kontrole, a omlouvám se za nepříjemnosti. Ohrazuji se však proti tvrzení, že jsem porušil zásady společnosti.

Zprávu jsem si prohlédl a porovnal ji s dokumentací týkající se obchodních postupů naší společnosti.

Jsem si vědom pravidel a vždy jsem jednal přiměřeně, protože jsem si plně vědom toho, že společnost nebude tolerovat jediné porušení.

Pokorně žádám o schůzku s naším personálním oddělením, abychom toto téma probrali podrobněji. Byl bych rád, kdybyste se schůzky zúčastnil i Vy.

Těším se, že se ozvete,

S pozdravem,

[Jméno zaměstnance]

[Jméno příjemce kopie]

Jak vytýkací dopis, tak i reakce na něj, se vyhotovují ve 2 kopií. Je to z toho důvodu, aby si každá ze stran mohla evidovat jednu kopii.

Co je ústní výtka?

Jedná se o ústní upozornění, které zaměstnanci uděluje jeho nadřízený nebo vedoucí pracovník jako prostředek nápravy čehokoli špatného v případě nevhodného chování nebo jednání. Existují dva typy ústního napomenutí a to neformální a formální ústní napomenutí.

Neformální ústní napomenutí, které obvykle není ničím jiným než klidným rozhovorem mezi zaměstnancem a jeho přímým nadřízeným, se provádí ve snaze rychle a v klidu vyřešit drobný problém s nesprávným chováním zaměstnance. Ústní důtka se může týkat i špatného výkonu nebo jakéhokoli jiného problému, aniž by bylo nutné přistoupit k formálnímu disciplinárnímu řízení.

U formální ústní výtky je možné předpokládat, že zaměstnavatel shledá, že je nutné přijmout formální opatření, například další kázeňské opatření a slyšení. V takovém případě má právo udělit formální ústní důtku jako přijatelný způsob represivního trestu v reakci na případná zjištění. Ústní napomenutí na pracovišti se obvykle uděluje kvůli drobnému porušení předpisů v obou situacích.

Neomluvená absence

U některých pracovníků dochází, k tomu, že se u nich opakuje neomluvená absence, což je důvod k vytýkacímu dopisu. Personalista si může psaní dopisu ulehčit a na internetu si najít vytýkací dopis neomluvená absence vzor. Vhodné je také evidovat docházku, k tomu může pomoc evidence docházky vzor, kde je i evidence docházky ke stažení.

Absence v zaměstnání se rozlišuje na omluvenou a neomluvenou. Ta omluvená je zcela v pořádku. Omluvená absence je doba nepřítomnosti v práci, kterou schválil nadřízený nebo manažer zaměstnance. Mezi omluvené nepřítomnosti patří nepřítomnosti z důvodů, jako je dovolená, která je předem naplánovaná a schválená.

Patří sem také některé neplánované absence, například v případě nemoci nebo neočekávané mimořádné události. Omluvená nepřítomnost může zahrnovat události, které si zaměstnanec nemůže naplánovat mimo pracovní dobu, jako je vojenská služba, nemoc, úraz a pohřby.

V případě, že se jedná o některou z neplánovaných událostí, které slouží jako překážka pro práci, zaměstnanec by měl o této skutečnosti co nejrychleji informovat svého nadřízeného. Někteří zaměstnavatelé mohou chtít vidět dokumentaci spojenou s nepřítomností.

Neomluvená nepřítomnost je situace, kdy si zaměstnanec nepřijde do práce bez souhlasu zaměstnavatele. Neomluvená nepřítomnost není plánovaná ani povolená zaměstnavatelem. Pokud se například zaměstnanec rozhodne vzít si osobní volno, aniž by o tom se zaměstnavatelem komunikoval nebo se předem domluvil, jedná se zpravidla o neomluvenou absenci.

Ukončení pracovního poměru

Jak podat výpověď nemusí být žádná věda, přesto se nejedná o úplně příjemnou situaci. Podle zákoníku práce může být pracovní poměr ukončený 4 způsoby – dohodou, výpovědí, okamžitým zrušením a zrušením ve zkušební době.

Výpověď dohodou bývá nejpříjemnějším řešením pro obě strany. Většinou jedna strana přijde s tím, že má zájem ukončit pracovní poměr a pokud s tím druhá strana souvisí, mohou se dohodnout na ukončení pracovního poměru dohodou. Tato dohoda nemá ze zákona danou konkrétní formu, a proto je možné použít volně dostupný formulář na internetu – výpověď dohodou vzor.

V případě, že se obě strany společně nedomluví na ukončení pracovního poměru, přichází na řadu ukončení pracovního poměru výpovědí a to ze strany zaměstnance, nebo zaměstnavatele. Výpověď začíná běžet prvním dnem následující měsíc, kdy byla podaná a trvá dva měsíce.

Jakmile se zaměstnanec rozhodne podat výpověď, může k tomu využít šablonu. Vzor výpovědi z pracovního poměru totiž usnadní sepisování výpovědi, která dle zákona nemá sice přesně definovaný vzor, avšak je dobré zachovat jiné náležitosti. Výpověď ze strany zaměstnance vzor tak může využít každý člověk.

K okamžitému zrušení pracovního poměru dochází jen výjimečně – jedná se například o situaci, kdy se zaměstnanec dostal k nepodmíněnému trestu odnětí svobody na dobu nejméně 6 měsíců, porušil zvlášť hrubým způsobem pracovní povinnosti, anebo nemůže dále konat práci bez vážného ohrožení svého zdraví.

U okamžitého zrušení pracovního poměrů může být také překážka na straně zaměstnavatele. Například dojde k okamžitému zrušení pracovního poměru v případě, kdy zaměstnavatel nevyplatil zaměstnanci plat či mzdu do 15 dnů po uplynutí období splatnosti.

Zrušení pracovního poměru ve zkušební době může být i bez udání důvodu. Zkušební doba slouží proto, aby se zaměstnanec a zaměstnavatel navzájem poznali. V případě, že tento právní vztah jedné ze stran nevyhovuje, může ho okamžitě ukončit. Na internetu je volně dostupná výpověď ve zkušební době vzor.

Pří těchto typech ukončení pracovních poměrů nezáleží, jestli se jedná o práce na zkrácený úvazek, poloviční úvazek, částečný úvazek anebo plný pracovní úvazek. Podmínky jsou pro všechny typy stejné. Pracovní úvazky nemají na způsob ukončení vůbec žádný vliv.

Ukončení pracovního poměru ze strany zaměstnance je stejně časté jako ukončení pracovního poměru ze strany zaměstnavatele.

Poslední aktualizace: 29. 10. 2022