Výhody účetního softwaru a jak vám může ve firmě pomoci

4 minuty čtení

Investice do pořízení účetního programu pro firmu je nemalá, a proto výběr nepodceňte. Výběr vám usnadní zdarma dostupné demoverze účetních softwarů. Můžete tak vyzkoušet i více účetních programů a zvolit ten, který vám nejlépe vyhovuje.

Přečtěte si, na co se při výběru účetního softwaru zaměřit.

Kdo potřebuje program na účetnictví

Účetní software využije každá firma, která vede účetnictví (dříve podvojné účetnictví). Výběr toho správného účetního softwaru řeší nejčastěji ‚‚eseróčko‘‘ – bez ohledu na to, jestli firma vede účetnictví interně, externě, nebo hybridně (některé jednodušší úkony mají na starosti přímo zaměstnanci s. r. o. a složitější účetní operace provádí externí účetní).

Podnikatel – OSVČ, který vede pouze daňovou evidenci, se většinou bez účetního softwaru obejde. Stačí mu fakturační program – mezi uživateli je velmi oblíbený např. idoklad.cz.

Na co se zaměřit při výběru účetního softwaru

Funkce účetního programu

Základní funkce, které byste od účetního programu měli vyžadovat, jsou: 

• daňová evidence a podvojné účetnictví, 
• fakturace, 
• adresář, 
• evidence majetku 
• a zpracování mezd. 

Podle povahy vašeho podnikání se vám mohou hodit tyto doplňkové funkce:

• propojení s e-shopem,
• skladové hospodářství,
• napojení na pokladnu,
• řízení reklamací
• kniha jízd,
• analýzy a reporting.

Jedna firma většinou nevyužije všechny doplňkové funkce, a proto se hodí, pokud dodavatel účetního softwaru nabízí tyto funkce jako moduly, které si koupíte samostatně. Nemusíte tak platit za něco, co nevyužijete.

Užívání účetního programu

Při výběru vhodného programu na účetnictví si zjistěte, kolik můžete mít v systému uživatelů a hlavně, jak se za jednotlivé uživatele platí.

Pokud potřebujete, aby účetní program používalo více zaměstnanců (plus ještě třeba externí účetní), vyberte si program, který vám umožňuje měnit počty uživatelských licencí a přiřazovat je konkrétním osobám podle aktuálních potřeb.

Zjistěte si také, jak softwarové řešení účetnictví spolupracuje s jinými programy, typicky třeba s napojením na e-shop. Např. program na účetnictví Money S3 nabízí univerzální e-shopový modul k propojení s vaším internetovým obchodem.

Používání účetního programu

Zejména pokud se uživatelé účetního programu budou relativně často střídat, je výhodou, pokud má účetní software příjemné a intuitivní uživatelské prostředí. 

Velkým plusem je, pokud má účetní systém důkladně zpracovanou sekci návodů a manuálů. Dobře zpracovaná nápověda je něco, co využijete nejen během zavádění účetního programu do vaší firmy, ale bude se hodit vždy, když nastoupí nový zaměstnanec. 

Účetní systém budete používat pravidelně, nejspíš na denní bázi. Čas od času budete potřebovat zákaznickou podporu nebo něco řešit přímo s dodavatelem softwaru. Doporučujeme si v rámci vyzkoušení demo verze otestovat i tuto službu. Pokud budete potřebovat radu s účetním úkonem, nemůžete na e-mail s odpovědí čekat dva dny.

Solidního dodavatele účetního programu můžete kontaktovat mnoha způsoby – přes hotline, e-mailový kontakt, na sociálních sítích, případně na webových stránkách přes chatovací okno. Pro složitější dotazy a obchodní záležitosti vám dodavatel přidělí vašeho konzultanta, který vám bude k dispozici.

Zjistěte si také, jak účetní program pracuje s aktualizacemi. Účetní předpisy se často mění a stejně tak je potřeba pravidelná údržba a aktualizace samotného softwaru. Doporučujeme najít odpovědi na tyto otázky:

• Jak probíhají aktualizace? 
• Spouští se aktualizace automaticky nebo je spouští uživatel?
• Ovlivní probíhající aktualizace funkce napojených systémů (typicky e-shopu)?
• Dá mi dodavatel vědět, že je potřeba systém aktualizovat, hlídá to za mě?

Oceníte také, pokud vám bude dodavatel softwaru pravidelně posílat informace o legislativních a systémových novinkách. Renomovaní dodavatelé účetního softwaru mají na svých stránkách vzdělávací sekci, ve které informují, radí, vysvětlují. 

Cena účetního softwaru 

Funkční účetní software zdarma neexistuje. Zdarma bývá pouze demoverze. Cenová politika dodavatelů softwaru je různá a někdy může být cena na první pohled zavádějící. Doporučujeme věnovat pozornost následujícím bodům:

• pořizovací cena,
• cena za počet licencí,
• cena za zákaznickou podporu,
• cena za aktualizace, 
• cena za doplňkové moduly, které potřebujete.

Jak vybrat nejlepší účetní program

Pokud si vyzkoušíte více účetních programů, doporučujeme si dopředu připravit přehlednou tabulku, kam si budete zapisovat výhody a nevýhody jednotlivých demoverzí a stanovíte si priority pro výběr. Může to vypadat například takto:

• jednotlivé funkce v pořadí dle důležitosti,
• jak snadno software propojíte s jinými systémy (typicky s e-shopem),
• jednoduché užívání, snadná orientace v systému,
• spolupráce s dodavatelem a zákaznická podpora,
• celková cena za všechny funkce, které využijete, podle počtu uživatelů, který potřebujete.

Náš tip: Jeden z nejoblíbenějších účetních systémů na trhu Money S3 je uživatelsky velmi přívětivý a rychle se v něm zorientujete. Stáhněte a vyzkoušejte si demoverzi účetního softwaru zdarma.

Poslední aktualizace: 20. 08. 2022