Výběr vyzkoušených aplikací/GTD zvyšujících produktivitu

3 minuty čtení

Jedna z knížek, která mi hodně změnila můj pracovní život, tak je GTD bestseller od Davida Allena, mnohými opěvované Mít vše hotovo. Tato kniha mi zcela změnila přistup k produktivitě, organizaci času, úkolů a schůzek.

Jedná se o návod, jak si zorganizovat čas, život i hlavu. Pokud chcete mít čistou hlavu, je důležité najít svůj systém pro zpracovávání nápadů a rozpracovaných úkolů tak, aby neležely v hlavě a nezabíraly drahocenný prostor pro další myšlenky. V tomto článku popíšu osobní zkušenosti s aplikacemi, které mi pomohly s produktivitou.

Kombinace GTD aplikace

Osobně můžu potvrdit, že používám kombinaci GTD aplikace a Poznámek. Základem metody GTD (Getting Things Done) je vytvoření Inboxu, kam ukládám všechny své úkoly a nápady. Právě možnost uložit si vše do Inboxu mi pomáhá udržet si čistou hlavu.

Svůj mobil mám neustále při sobě, takže kdykoli mě něco napadne, ihned si to zapíšu. Nemusím se pak bát, že něco zapomenu a mohu se soustředit na důležité věci. Z Inboxu poté myšlenky roztřiďuji do dalších seznamů, podle typu úkolu. Poznámky jsou zase jednoduché, přehledné, rychlé, pohodlné a synchronizované s ostatními zařízeními.

Co používám na poznámky

Pravidelně využívám aplikaci Evernote – jedná se vlastně o virtuální zápisník. Zapisuji si tam seznamy, úkoly, zápisy z porad, prezentace nebo životopisy kandidátů. Vkládám do něj i různé nápady, poznámky, výstřižky, odkazy a časem je protřídím, edituji nebo promažu. Je možné si sem uložit zajímavou webovou stránku, nebo třeba fotku.

Aplikaci dělá přehlednější využití štítků a zkratek, s jejichž pomocí nebudete mít problém najít to, co hledáte. Navíc je dokonale synchronizovaný s dalšími zařízeními. Základní verze je zdarma, rozšířená verze se však placená.

Evernote je v základní verzi zdarma.

Připomněl bych můj hack, jak získat Prémiový tarif pro Evernote za výrazně nižší cenu.

Důležité úkoly a termíny

Dlouhou dobu jsem využíval aplikaci Todoist, která je vhodná pro sledování úkolů a plánování času. Aplikace Todoist využívá umělou inteligenci, což znamená, že je schopná na základě vašich návyků vytvořit plán úloh na následující týdny a dny. Dokáže odhadnout naléhavost jednotlivých úkolů a přiřazovat jim tak priority pro jejich splnění, přičemž návrhy si můžete upravovat podle sebe.

Aplikace se nejprve naučí vaše návyky a postupem času se zlepšuje. Dokonce dokáže určit, které z úkolů je možné provést o víkendu, a které by bylo vhodné splnit během pracovního dne.

Todoist je v základní verzi zdarma.

Placená aplikace Things – vyplatí se?

Aplikace Things je jednoduchá, přehledná a funguje naprosto bezchybně. Přes iCloud navíc podporuje synchronizaci mezi ostatními zařízeními. Things je založena na metodě, která je složena z pěti kroků: sesbírej, zpracuj, zorganizuj, zhodnoť a udělej.

Podobně jako u GTD je primárním úložištěm Inbox, kam patří veškeré úkoly, které se nashromáždily během prvního kroku – sesbírej. Ve volných chvílích přichází čas na druhý krok – zpracuj, který spočívá v tom, vyřešit takové úkoly, které vám nezaberou více než 2 minuty času. To co nedokážete během druhého kroku přesuňte do třetího – zorganizuj.

Zhruba jednou týdně byste měli přistoupit ke čtvrtému kroku a to zhodnocení, zda děláte práci správně, neodkládáte úkoly apod. Během posledního kroku se věnujete realizaci časové náročnějších úkolů.

Vyzkoušel jsem hodně GTD aplikací a nakonec jsem extrémně spokojený uživatel Things. To je takový Rolls Royce mezi GTD aplikace. Cena je sice vyšší, na druhou stranu je to aplikace, se kterou člověk začíná každý pracovní den a často i končí pracovní den. Investice se vyplatí.

Poslední aktualizace: 01. 02. 2018