Projektové řízení – využití v pracovní i osobní rovině

3 minuty čtení

Ovládat principy projektového řízení se hodí nejenom v pracovním, ale také v osobním životě. Cílem projektového řízení je totiž dosáhnutí požadovaného výsledku co nejefektivněji a nejhospodárněji. A je jedno, zda je projektem nazývána implementace nového firemního IT systému nebo složení zkoušky ve škole. 

Projektové řízení bývá označováno někdy také jako projektový management nebo kompletně anglicky project management. Jedná se o řízení časově omezené a komplexní sady činností a procesů, které mají za cíl zavedení, vytvoření nebo změnu něčeho konkrétního. V ideálním případě by tyto činnosti měly proběhnout v předpokládaném čase, za předpokládané náklady a měly by vést k předpokládanému výsledku.

Tyto tři základní parametry – čas, rozpočet a kvalita – dohromady tvoří trojúhelník projektového managementu. Jeho prostřednictvím se měří úspěch projektu. Udržení trojúhelníku v rovnováze není lehké, protože každý projekt – i sebelépe naplánovaný – může narušit něco zcela neočekávaného. Přesto se o dosažení rovnováhy těchto 3 veličin snaží každý projektový manažer.

Složení projektového týmu

Projektový manažer je osoba, která je pověřena vedením daného projektu. O tom, jak moc bude daný projekt úspěšný, rozhodují mimo jiné právě zkušenosti projektového manažera s vedením projektů a v praxi pochopitelně také jeho řídící dovednosti. Má na starosti nejen činnosti spojené s dosažením stanoveného cíle, ale také samotný projektový tým. Lidem z tohoto týmu je potřeba dodávat neustálou motivaci, povzbuzovat je, vést je správným směrem tak, aby byl výsledek co nejlepší.

S lidmi v týmu bezprostředně souvisí termín maticová organizační struktura (= projektová struktura). Ta vzniká tehdy, jestliže je liniová struktura společnosti rozšířena o doplňkovou strukturu. Osoby zařazené do této doplňkové struktury tvoří projektový tým.

Výhodou maticové struktury je fakt, že v konkrétní společnosti dokáže vytvářet operativní týmy složené z odborníků na jednotlivé oblasti, kteří pocházejí z různých oddělení. Nevýhodou pak je vztah dvojí podřízenosti – není zjevné, zda je důležitější nadřízený v rámci projektového týmu nebo nadřízený v rámci standardní liniové struktury společnosti.

Přístupy k projektovému řízení

Podle charakteru a podmínek konkrétního projektu se volí přístup k jeho řízení. Existují dva typy projektového managementu:

• Konvenční projektové řízení

Pro tento přístup k projektovému řízení je typická přesná specifikace výsledného produktu. Využívá se zde důkladného plánování všech souvisejících aktivit.

• Agilní projektové řízení

Naproti tomu agilní projektové řízení se využívá především v rámci takových projektů, kde nejde jednoznačně popsat podobu výsledku. A to jednoduše proto, že teprve v rámci samotného projektu dochází k upřesňování cíle. Metoda se velmi často je používá například v rámci vývoje IT softwaru.

Mezinárodní standardy projektového managementu a ISO normy

Pro projektové řízení jsou vydávány i mezinárodní standardy. Vydává je například společnost PMI, IPMA nebo AXELOS Limited. Mezi nejznámější metodiky a standardy v oblasti řízení projektů patří:

• PMBOK = Project Management Body of Knowledge
• PRINCE2 = Projects IN Controlled Environment

Systémy řízení projektů ve firmách mohou být definovány i normami ISO. Nejedná se o nejznámější ISO 9001, ale v tomto případě o ISO 10006 (Systémy managementu jakosti), resp. její upgrade ISO 21500.

Software pro snadnější projektové řízení

Výběr vhodného softwaru pro projektové řízení může velmi usnadnit práci. Pomáhá například s:

• evidencí projektů,
• řízením konkrétních úkolů,
• finančním plánováním projektů,
• úložištěm projektové dokumentace k projektu,
• workflow,
• schvalovacími procesy,
• reportingem apod.

Mezi nejoblíbenější softwary pro řízení projektů patří například Easy Project, MS Project, Jira, Basecamp, Trello aj. Kromě placených služeb existuje například pro menší projekty i softwary zdarma ke stažení z internetu.

Poslední aktualizace: 20. 11. 2021