Outsourcing – o co se jedná, výhody a nevýhody

3 minuty čtení

Outsourcing – termín, který musel slyšet každý, kdo pracuje ve firmě. Mnoho společností totiž outsourcing využívá nebo o využití alespoň přemýšlí. V některých případech to může být výhodné, v jiných případech se outsourcing nedoporučuje. Co to ale toto zvláštní slovo vlastně je? K čemu je dobrý outsourcing, kdy ho použít a jaký má pro firmu přínos?

K vysvětlení významu slova outsourcing lze vyjít z jeho anglického překladu. Out znamená vně, source je zdroj  – dohromady něco jako vnější zdroj. Obecně se však toto slovo v souvislosti s podnikáním překládá jako vyčlenění. O vyčlenění čeho jde?

Outsourcingem se rozumí vyčlenění určité ucelené činnosti, která se jinak ve firmě běžně provádí, a její svěření jiné nasmlouvané organizaci. Zjednodušeně řečeno se jedná o externí zajištění některé z firemních služeb, procesů nebo činností.

Co se nejčastěji outsourcuje a proč?

Typickým příkladem outsourcingových činností jsou například:

• právní služby,
• účetní služby,
• daňové služby,
• úklidové služby,
• ostraha,
• public relations,
• informační a komunikační technologie (ICT),
• autodoprava apod.

Je potřeba vždy zvážit vlastní odbornost ke konkrétní činnosti a také náklady, které by firma musela vynaložit k jejich kvalitnímu zajišťování. A účelně je zvýrazněno slovo kvalitnímu, protože na úrovni poskytování těchto činností pochopitelně také záleží. Je pochopitelné, že každý neví, jak napsat tiskovou zprávu. Může proto využít služby profesionála.

Velmi dobře se vhodnost outsourcingu dokazuje na příkladu právních služeb. Většinou se každý právník specializuje na jinou oblast práva. Ve firmě pak je dobré pro pokrytí všech potřeb mít více právníků, což samozřejmě stojí peníze. A to nejen mzdové náklady. K celkové režii se musí připočítat také nějaké jejich pracovní místo, proplácení v době dovolených, počítač, mobil, energie apod.

Oproti tomu, když jsou právní služby zadány outsourcingově, tyto zmiňované náklady odpadají. Firma hradí za služby ad-hoc (za každý konkrétní úkon) nebo v rámci dojednaného měsíčního paušálu. Zároveň tím získává určitou záruku na kvalitu získaných služeb.

Co outsourcing firmě přináší?

K hlavním výhodám outsourcingu patří:

• snížení investičních a mzdových nákladů,
• vylepšení cashflow,
• uvolnění finančních zdrojů,
• uvolnění personální kapacity,
• omezení rizik,
• zvýšení flexibility,
• časová úspora,
• získání expertního řešení, apod.

Jednou z důležitých vlastností outsourcingu je, že investiční a mzdové náklady převádí na náklady provozní. To může být pro řadu firem výhodné. Převod investičních nákladů na služby firmu zbavuje také problémů s odepisováním dražšího majetku a v některých případech také problémů s ekologickou likvidací vysloužilých zařízení, problémů se získáním potřebných certifikací nebo dokonce zaměstnanců s potřebnou kvalifikací.

Jak zvážit využití outsourcingu?

K rozhodnutí, zda je nebo není vhodné v konkrétním případě využít externí dodávky služeb, si firma musí položit 3 otázky:

1. Dojde při zajištění služby prostřednictvím outsourcingu k úspoře (pochopitelně při zachování požadované kvality)?
2. Není požadovaná kvalita nad schopnosti firmy? Je vůbec schopna konkrétní službu vykonat stejně kvalitně, jako firma externí?
3. Jaká rizika jsou spojena s touto oblastí? Nebude zajištění prostřednictvím externího dodavatele rozumné omezení těchto rizik?

Třetí bod tohoto výčtu je opravdu důležitý. Možná rizika se formou outsourcingu dají velmi dobře řídit, omezovat. Firma například zaměstnává jen jednoho IT technika, který poskytuje IT podporu pro všechny ostatní zaměstnance. Jaké všechny důsledky (a s tím spojená rizika) mohou nastat, pokud onemocní? Může to paralyzovat celou společnost. Naopak v případě outsourcingu bývá většinou smluvně stanoveno, že v podobných případech nemůže být ovlivněna kvalita služby, případně ani termín dodání.

Kdy outsourcing není vhodný

Kdy je lepší řešit danou oblast interně (= insourcingem)? Prakticky ve dvou případech – pokud by využití externího dodavatele „vyzradilo“ důležité interní informace (know-how, informace o klientech aj.) nebo pokud by využití outsourcingu způsobovalo nadměrné komplikace.

Částečný outsourcing

I když v pravém významu slova je outsourcing vyčlenění kompletní, ucelené firemní činnosti, v mnohých případech se outsourcuje pouze její konkrétní část. Příkladem může být účetní oddělení firmy, které ale na audit využívá outsourcingovou společnost.

Za částečný outsourcing může být označena i celkem běžná praxe v rámci výrobních podniků, které při nadměrné poptávce nemají dostatečnou kapacitu na výrobu. Část výroby proto řeší outsourcingem – poptají firmy v oboru a v některých případech i přímé konkurenty. Vzniká tím zvláštní forma spolupráce.

Není outsourcing jako outsorcing

Pozor na skutečné pojmenování této služby, velmi často se v označení chybuje. Neexistuje outSORcing, outCOURcing, ani nic podobného. Ačkoliv se nejedná o lehké slovo, určitě vypadá profesionálněji jeho správné užívání.

Poslední aktualizace: 24. 11. 2021