Datová schránka – přihlášení a vstup, seznam držitelů

11 minut čtení

Vyřizovat úřední záležitosti z pohodlí domova a nemuset osobně na úřad? Přesně to umožňuje datová schránka. Co je datová schránka, k čemu je datová schránka, jak funguje datová schránka a jak se přihlásit do datové schránky – to vše a mnohé další zodpovídá tento článek.

Portál Moje datová schránka

Moje datová schránka, kterou lze najít na webové adrese www.mojedatovaschranka.cz, slouží jako oficiální zdroj informací o všem, co se týká datových schránek v České republice. Konkrétně se jedná o následující:

• zřízení datové schránky
• přihlášení
• informace
• Seznam datových schránek
• aktuality, tipy a odpovědi na nejčastěji kladené otázky
• návody
• doplňkové služby aj.

Ať už někdo hledá Seznam datových schránek, nebo potřebuje najít podrobné návody k různým funkcím, portál Moje datová schránka poskytuje potřebné nástroje a podporu pro bezproblémovou komunikaci nejen s orgány státní správy.

Co je datová schránka?

Nejprve je důležité zodpovědět základní otázku: co je datová schránka? Jedná se o elektronický úložný systém (elektronická poštovní schránka), určený pro zefektivnění komunikace s českými úřady, soudy a dalšími veřejnými subjekty.

Systém se opírá o ověřenou identitu majitele datové schránky, což zajišťuje, že všechny odesílané zprávy skutečně odesílá daná osoba.

Datové schránky mohou mít fyzické osoby, podnikající fyzické osoby a právnické osoby. Díky autentizaci uživatelů slouží datové schránky jako spolehlivý způsob vedení úřední komunikace a výměny důležitých dokumentů.

K čemu je datová schránka a je zdarma?

Jedná se o bezplatný prostředek komunikace s úřady a dalšími státními institucemi. Pokud se však jedná o zasílání zpráv soukromým subjektům, je služba zpoplatněna podle aktuálních cen České pošty.

Připojením datové schránky k Portálu občana mohou uživatelé získat přístup k řadě dalších funkcí. K čemu je datová schránka po připojení k Portálu občana?

• vyřízení řidičského průkazu
• podání daňového přiznání
• oznámení o skončení platnosti dokladů
• přehled o důchodovém pojištění

Jelikož komunikace se soukromými subjekty zdarma není, představuje datová schránka užitečný nástroj především pro komunikaci se státní správou.

Jaké mají výhody držitelé datových schránek?

Držitelé datových schránek mají řadu výhod, zejména zlepšení a urychlení komunikace se státními orgány. Jaká další pozitiva držitelům datových schránek tato možnost přináší?

• Odpadá nutnost osobní návštěvy úřadu, a tak je možné pohodlně vyřizovat administrativní úkony odkudkoli.

• Datové schránky šetří náklady na poštovné díky bezplatné komunikaci se státními institucemi a kromě zasílání dokumentů poskytují funkce, jako jsou bezplatné výpisy z rejstříků a další.

• Zprávy jsou doručovány rychle a díky šifrování mají vysoké zabezpečení.

V neposlední řadě mohou držitelé datových schránek komunikovat s bankami a pojišťovnami, což však může být zpoplatněno, jelikož se jedná o zasílání zpráv soukromým subjektům.

Jak funguje datová schránka?

Způsob, jak funguje datová schránka, je následující: umožňuje elektronické odesílání a přijímání dokumentů bez nutnosti elektronického podpisu (ten je totiž placený). Uživatelé mohou ke svým zprávám připojovat různé přílohy, například ve formátech PDF, DOC či JPG.

Klíčovou vlastností je, že datové zprávy se považují za doručené, jakmile se příjemce do schránky přihlásí; pokud se nepřihlásí do 10 dnů, označí se zpráva za doručenou automaticky.

Zprávy se samy smažou po 90 dnech, pokud se uživatelé nerozhodnou pro jejich delší uložení pomocí služby datového trezoru, stažení do počítače nebo uložení na Portálu občana.

Možnosti, jak založit datovou schránku

Existují dvě varianty, jak založit datovou schránku: ta může být založena ze zákona nebo na žádost. V první případě se schránka zřídí automaticky. Stejně tak se znepřístupní automaticky, např. při zrušení živnosti (nikoli přerušení živnosti).

Žádost o datovou schránku mohou zájemce podat online, osobně na Czech POINT nebo písemně.

Návod, jak zřídit datovou schránku

Zřízení datové schránky mohou lidé provést různými způsoby. Online způsob, jak zřídit datovou schránku, zahrnuje Portál občana nebo Identitu občana, konkrétně Mobilní klíč eGovernmentu či bankovní identita. Alternativní možností, jak zřídit datovou schránku, je z jiné datové schránky ověřené osoby.

Osobní založení schránky probíhá na Czech POINTu, zde se vyžaduje ověření totožnosti, například občanským průkazem nebo pasem. Případně lze vyplnit formulář dostupný na internetových stránkách Datové schránky, následně úředně ověřit podpisy a žádost zaslat Digitální a informační agentuře.

Jak se přihlásit do datové schránky poprvé?

V roce 2023 vznikla se změnou zákona některým subjektům povinnost mít datovou schránku. Oznámení o automatickém zřízení datové schránky bylo zasláno buď dopisem, nebo do datové schránky fyzické osoby spolu s přihlašovacími údaji pro první přihlášení do datové schránky. Jak se přihlásit do datové schránky poprvé?

• Pro první přihlášení musí uživatelé navštívit stránky Mojedatovaschranka.cz.

• Následně použít poskytnuté uživatelské jméno a heslo.

• Po prvním přihlášení do datové schránky si uživatel musí změnit heslo.

• Nakonec musí zadat svou e-mailovou adresu.

Tímto jednoduchým postupem se aktivuje plná funkčnost datové schránky, která jim umožní spravovat elektronickou korespondenci a provádět úřední úkony.

Způsoby přihlášení do datové schránky

Na výběr je více bezpečných možností přihlášení do datové schránky. Které to jsou?

• uživatelské jméno a heslo
• Portál občana
• Identita občana
• Certifikát

Nejzákladnější metoda přihlášení do datové schránky zahrnuje použití uživatelského jména a hesla, které je sice jednoduché, nicméně nabízí minimální zabezpečení.

Pro vyšší bezpečnost mohou uživatelé využít možnost Identity občana nebo použít Certifikát, který lze zakoupit na pobočkách České pošty s označením Czech POINT. Dále je k dispozici SMS autentizace.

Uživatelé se mohou přihlásit do datové schránky i prostřednictvím Portálu občana, ten navíc rozšiřuje možnosti digitálního vyřizování úředních záležitostí.

Další články se zabývají založením firmy, podnikatelským účtem a jaké jsou nejlepší aplikace na vydělávání peněz.

Moje datová schránka – přihlášení jménem a heslem

Použití jména a hesla je nejjednodušší způsob přístupu k datové schránce, který poskytuje základní úroveň zabezpečení. Ta však závisí na síle zvoleného hesla do Mojí datové schránky. Přihlášení jménem a heslem by mělo obsahovat složitá a robustní hesla, aby se minimalizovalo riziko neoprávněného přístupu.

I když u Mojí datové schránky přihlášení jménem a heslem snadné na nastavení a zapamatování, vyžaduje ostražitost při správě hesel, aby data zůstala v bezpečí.

Přihlášení do datové schránky přes Portál občana

Portál občana nabízí bezproblémové propojení s datovou schránkou. Tato služba, která je k dispozici zdarma, rovněž umožňuje archivaci přijatých zpráv, takže je vhodnou volbou pro fyzické i právnické osoby.

Připojení datové schránky k Portálu občana je jednoduché a lze jej provést přímo prostřednictvím tohoto Portálu. Následně se lze přihlásit do datové schránky přes Portál občana pomocí identifikačních údajů občana nebo přihlašovacích údajů Datové schránky.

Přihlášení do datové schránky pomocí ID

Pro zvýšení bezpečnosti se doporučuje přihlášení do datové schránky pomocí ID. Silné bezpečnostní záruky poskytují mimo jiné možnosti jako například:

• eObčanka
• bankovní identita (s použitím údajů internetového bankovnictví)
• Mobilní klíč eGovernmentu

Obzvláště účinnou ochranu při přihlášení do datové schránky pomocí ID představuje NIA ID, které kombinuje jméno, heslo a SMS kód. Tento vícevrstvý přístup tak chrání citlivé údaje v datové schránce.

Datová schránka – přihlášení pomocí bankovní identity

U datové schránky přihlášení pomocí bankovní identity eliminuje potřebu tradičního hesla a místo toho využívá údaje o internetovém bankovnictví uživatele.

Jak se do datové schránky přihlásit pomocí bankovní identity:

• Tento postup zahrnuje výběr možnosti přihlášení pomocí Bank ID a výběr příslušné banky.

• Poté se stránka přesměruje na přihlašovací stránku banky.

• Tam uživatel potvrdí, které osobní údaje budou bankou sdíleny.

• Následně je uživatel přesměrován zpět do datové schránky.

Přihlášení pomoci bankovní identity zajišťuje vysokou úroveň zabezpečení a pohodlí pro uživatele.

Vyhledávání datových schránek

Prostřednictvím Seznamu držitelů datových schránek je vyhledávání datových schránek jednoduché. V minulosti tento seznam zahrnoval fyzické osoby a fyzické osoby podnikající s jejich souhlasem.

Od února 2024 se však ve vyhledávání datových schránek zobrazují pouze poté, co o to vlastník schránky tohoto typu sám požádá. Tato úprava poskytuje držitelům datových schránek větší soukromí a kontrolu nad viditelností jejich informací.

Kde najít Seznam držitelů datových schránek?

Na portálu Moje datová schránka je Seznam držitelů datových schránek, kde mohou uživatelé vyhledávat zadáním jmen, adres, identifikačních čísel nebo ID datových schránek.

Seznam držitelů datových schránek je tak snadno dostupný zdroj informací o schránkách jednotlivých uživatelů. Odesílatelé navíc mohou vyhledat schránky příjemců přímo ve svém systému datových schránek.

Co je ID datové schránky a kde ho najít

Každá datová schránka má jedinečný identifikátor, známý jako ID datové schránky, který slouží jako její identifikační kód. Toto ID je sedmimístný kód, který lze najít v sekci „Přihlášený uživatel“ v části Údaje o uživateli.

ID datové schránky je klíčové pro identifikaci konkrétní datové schránky, zejména při komunikaci a výměně oficiální dokumentace. Jeho uchovávání zajišťuje rychlý přístup a správu činností datové schránky.

Datová schránka: povinnost pro podnikatele

Datovou schránku lze rozdělit podle vlastnictví a požadavků. Od roku 2023 platí v rámci datové schránky povinnost ji mít pro podnikající fyzické a právnické osoby.

Orgány veřejné moci, určené profese, jako jsou advokáti nebo daňoví poradci, a podnikatelské subjekty zapsané v Registru osob rovněž musí datové schránky povinně mít.

Nepovinné datové schránky mají na požádání k dispozici fyzické osoby či zahraniční podnikatelé a ti nezapsaní v Registru osob. Občané, kterým ještě nebylo 18 let, a osoby nesvéprávné datovou schránku mít nemohou.

Datová schránka OSVČ

Od roku 2023 jsou datové schránky pro osoby samostatně výdělečně činné povinné a vytvářejí se automaticky. K tomuto požadavku mají osoby vlastnící datovou schránku OSVČ konkrétní povinnosti.

Pomocí datové schránky OSVČ musí podávat daňové přiznání nebo informovat úřady o změně jejich registračních údajů. Nedodržování těchto povinností může vést k sankcím.

Datová schránka fyzická osoba

Pro fyzické osoby nejsou datové schránky povinné, mohou si je však zřídit dobrovolně. Flexibilita datových schránek fyzickým osobám umožňuje přizpůsobit možnosti komunikace osobním preferencím a poskytuje zjednodušený způsob vyřizování korespondence.

Datová schránka: odesílatel – příjemce

Po otevření zprávy v datové schránce si může o odesílateli příjemce zobrazit podrobné informace. To zahrnuje datové pole odesílatele s volitelným zobrazením jména odesílatele, pokud je tato funkce povolena.

Odesílatelé mohou flexibilně rozhodnout, které informace může o odesílateli příjemce vidět, zejména v soukromé komunikaci, což pomáhá zachovat soukromí a zajistit jasnost ohledně původu zprávy.

Upozornění na zprávu v datové schránce – doručené e-maily

Vzhledem k bezpečnostním protokolům není možné přímé přeposílání zpráv ze schránky do doručených e-mailů. Uživatelé si však mohou v nastavení schránky nakonfigurovat zasílání e-mailových oznámení o nových datových zprávách.

Doručené e-maily mohou obsahovat předmět zprávy, nikoli její úplný obsah. Tím pomáhají uživatelům zůstat informováni o nové korespondenci a zajišťují, aby uprostřed nabitého programu nepřehlédli žádnou důležitou zprávu.

Datová schránka – daňové přiznání

Další výhodou je u datové schránky daňové přiznání, lze jej totiž podat elektronicky. Uživatelé mohou přistupovat k Daňovému portálu pomocí přihlašovacích údajů do datové schránky, což usnadňuje přístup k daňovým formulářům.

Povinnost podat datovou schránkou daňové přiznání mají OSVČ. Elektronické daňové přiznání je nutné poslat ve formátu XML, což zajišťuje jejich řádné přijetí daňovými orgány. Pro daňové přiznání je klíčové vést daňovou evidenci.

Má datová schránka aplikaci?

Mobilní aplikace Datovka zvyšuje dostupnost a je k dispozici pro zařízení se systémem Android i iOS, je zdarma a neobsahuje reklamy. Alternativou může být k datové schránce aplikace Mobilní klíč eGovernmentu, která umožňuje snadné přihlášení pomocí otisku prstu nebo hesla.

Pro datovou schránku aplikace v mobilu zajišťuje neustálé připojení ke službám schránky a podporuje efektivitu a pohodlí uživatelů.

Zrušení datové schránky není možné

Pokud někdo uvažuje o zrušení datové schránky, tu zcela zrušit nelze. Místo toho je možné schránku znepřístupnit, a v daných případech pouze za určitých podmínek, například při ukončení podnikání. Automatické znepřístupnění následuje několik dní po zrušení podnikání.

Datové schránky fyzických osob, které nepodnikají, je možné dobrovolné znepřístupnění schránky. U podnikajících fyzických i právnických osob jsou však tyto kroky vyhrazeny pro zákonné okolnosti, včetně ukončení podnikání, omezení osobní svobody nebo v případě úmrtí.

Poslední aktualizace: 13. 08. 2020